Dokumentlistegenerator & Nova-sagsopretter – Procesbeskrivelse

Denne robot genererer en dokumentliste over sagens dokumenter (GEO eller Nova), uploader den til SharePoint, sender notifikation til sagsbehandler og opretter/ajourfører en tilknyttet sag i KMD Nova, hvis det er en Nova-sag.

---

Procestrin

1. Identificér sagens type

• Hvis SagsNummer matcher Geo-format (ABC-XXXX-XXXXXX), håndteres den som GEO-sag.
• Ellers behandles den som Nova-sag og kræver token til KMD Nova.

2. Hent dokumentdata

• GEO: Via SharePoint/GOAPI hentes dokumentmetadata, inkl. over- og underbilag.
• Nova: Via Nova API (Document/GetList) hentes relevante dokumenter.
• Dokumenter som indeholder "tunnel_marking", "memometadata" eller "fletteliste" markeres automatisk som “Nej” med standardbegrundelse.

3. Generér Excel-arbejdsark

• Dokumentmetadata lægges i en tabel i Excel.
• Robotten formaterer filen med:
  • Wrapped tekst, kolonnebredder og rækkehøjde
  • Drop-downs i kolonnerne Omfattet, Gives der aktindsigt, Begrundelse
  • Skjult ark med standardbegrundelser
  • Beskyttelse af celler (kun relevante kolonner er redigerbare)
  • Hyperlinks i dokumentlink-kolonnen

4. Opret mapper og upload til SharePoint

• Mapper navngives ud fra {DeskProID} - {Titel} → {Sagsnummer} - {SagsTitel}
• Mapperne oprettes i Delte dokumenter/Dokumentlister
• Excel-filen uploades til undermappen
• Delingslink (OrganisationEdit) genereres og kontrolleres

5. Send notifikation via e-mail

• Mail sendes til Email i køelementet med:
  • Link til dokumentlisten
  • Vejledning i kolonneudfyldning
  • Advarsel hvis sagen indeholder tunnel/memo/flette-dokumenter
• Ved tom sag sendes særskilt notifikation

6. Opret sag i Nova (kun hvis NovaSag = True)

• Robotten tjekker DeskPro-felter for gamle sagsnumre.
• Matcher BFE-nummer og dato → opdater eksisterende sag.
• Ellers:
  • Robotten opretter ny Nova-sag via Case/Import
  • Journalnotat tilføjes med link til oprindelig sag
  • Metadata såsom ejendomsoplysninger, parter og sagstype tilføjes

7. Opdater metadata i Podio og DeskPro

• SharePoint-foldernavn opdateres i:
  • tickets/{ticket_id} i DeskPro
  • cases/{case_id} i Podio
• Link til dokumentlisten tilføjes i Podio-felt

8. Ryd op og fjern lokalt Excel-ark

• Excel-filen slettes efter upload og deling.

9. Undgå dubletter via SQL-lås

• Robotten forsøger at indsætte en global lock i SQL.
• Hvis en anden robot allerede har startet en Nova-sagsoprettelse for samme sag, springes dette trin over.

---